Region Stockholm och Region Gotland tar nästa steg mot ett nytt huvudjournalsystem

Utvecklingen inom vården går snabbt och ökar kraven för hur information ska kunna delas, användas och följas upp. Det ställer nya krav på välfungerande IT-stöd och system och Region Stockholm och Region Gotland har därför upphandlat ett nytt huvudjournalsystem.

– Vi behöver ett huvudjournalsystem som stödjer vårdens arbetssätt i vardagen och som enkelt kan anpassas och vidareutvecklas över tid, säger Erik Sköldenberg, Chefläkare vårdens IT.

Dagens system bygger på en teknik som är svår att vidareutveckla i takt med vårdens behov. En stor del av informationen ostrukturerad, flera arbetsuppgifter kräver manuella moment och det är svårt att få en samlad bild av patienten med information från olika vårdgivare.

Samtidigt rör sig patienter mellan olika vårdgivare och ny lagstiftning ställer högre krav på att information ska kunna delas och vara tillgänglig (sammanhållen journalföring).

– Det nya huvudjournalsystemet ska samla dokumentation, läkemedel, remisser och uppföljning på ett mer sammanhängande sätt. Även graviditets- och förlossningsvården kommer att ingå i samma journalsystem genom införandet av Cosmic Birth, säger Erik.

Region Stockholm och Region Gotland utvecklar en egen version av Cosmic

Journalsystemet Cosmic används idag i 17 regioner och Region Stockholm och Region Gotland har ett nära samarbete med dessa för att ta del av lärdomar, både av systemet och införandet.  

– Erfarenheterna i andra regioner ger oss möjlighet att antingen bygga vidare på sådant som fungerar bra i Cosmic, eller göra andra vägval som bättre möter vårdens behov, säger Roland Frisdalen, projektledare Nytt huvudjournalsystem.

Arbetet för att utforma Region Stockholm och Region Gotlands version av Cosmic börjar med en behovsanalys och till hösten kommer en grundversion av Cosmic att vara på plats.

– Utifrån systemets grundversion arbetar vi vidare tillsammans med verksamheten för att stegvis utveckla, anpassa och testa huvudjournalsystemet, säger Roland.

Så här tar Region Stockholm och Region Gotland fram det nya huvudjournalsystemet

Hur Cosmic byggs upp är avgörande för hur systemet fungerar i vardagen. Därför utgår arbetet från tydliga riktlinjer (konfigurationsprinciper) som stöd i olika vägval, till exempel kring arbetsflöden och hur informationen ska struktureras för att systemet ska stödja patientmötet.

– Kortfattat handlar det inte om att ta fram ett system med få så få klick som möjligt, utan med rätt antal klick i kombination med fritext och annat. Journalsystemet ska stödja patientmötet och samtidigt uppfylla krav på dokumentation och patientsäkerhet, säger Erik.

Utifrån ett patientsäkerhetsperspektiv ska Cosmic utformas för att:

• Ge tillgång till rätt information i rätt situation
• Upplevas som intuitivt och lätt att använda.
• Stödja patientmötet.
• Möta lagkrav och säkerhetskrav utan att skapa onödiga hinder.
• Göra det möjligt att vidareutveckla systemet med funktioner, digitala tjänster och AI-verktyg. 

–  Dokumentation, läkemedel, remisser och uppföljning ska hänga ihop på ett tydligare sätt än i dagens system och det ska vara lättare att hitta, dela och använda information mellan vårdgivare. Översikterna kommer även en ge mer samlad bild av patienten, samtidigt som det fortsatt är möjligt att göra egna anpassningar och till exempel skapa översikter och mallar, säger Erik.

Det här händer i projektet just nu

Under kommande två år utvecklas och testas systemet tillsammans med kliniska arbetsgrupper och referensgrupper. För de allra flesta som arbetar i vården kommer införandet att märkas först om ett par år.

– Drygt ett år före införandet i verksamheten startar förberedelserna på allvar. I samband med detta engageras fler medarbetare, till exempel för att ta fram nya arbetssätt och rutiner eller utbildas till superanvändare. Alla medarbetare kommer att få en utbildning i systemet med start fyra till sex veckor före införandet, säger Roland.

Goda förutsättningar

Arbetet i Region Stockholm och Region Gotland bygger vidare på erfarenheter från andra regioner, samarbetet med Capio S:t Göran och införandet av Cosmic Birth.

– För oss är det en styrka att vi kan lära av andra införanden och samtidigt testa och utveckla i vår egen tillämpning av Cosmic. Det gör att vi kan ta bättre beslut längs vägen och förhoppningsvis undvika en del av de problem som andra har stött på, säger Roland.

Det innebär bland annat:

• Verksamheten är engagerad från start
  Kliniska medarbetare har varit involverade sedan upphandling och projektstart. I takt med att systemet utvecklas deltar fler i arbetet med att utforma arbetssätt, testa funktionalitet och förbereda införandet.
• Regionerna har en första version av Cosmic att utgå från med start hösten 2026
  En tidig version av systemet gör det möjligt att löpande prova arbetssätt och flöden, för att stegvis utveckla, anpassa, testa och förbättra systemet utifrån verksamhetens behov.
• Samverkan med Capio S:t Göran
  Capio S:t Göran har lång erfarenhet av Cosmic och bidrar med kunskap om både möjligheter och begränsningar i systemet.
• Lärdomar från andra regioner
  Erfarenheter från tidigare införanden används bland annat för att: utforma utbildning och stöd till verksamheten, hitta en rimlig balans mellan struktur, uppföljning och användbarhet, stärka stödet i verksamheternas förberedelser, till exempel genom checklistor.
• Cosmic Birth
  Införandet av Cosmic Birth i graviditets- och förlossningsvården hösten 2026 bidrar med viktiga lärdomar bland annat kring arbetssätt, test och integrationer.

 Preliminär tidplan

April 2026	Projektet startar upp på allvar. Arbetet för att anpassa Cosmic inleds utifrån en regional behovsanalys.
Hösten 2026	En första tillämpning av Cosmic finns på plats. Nu kan arbetsgrupper och projekt börja testa arbetssätt och flöden. Systemet anpassas och utvecklas löpande.
Hösten 2027	Systemet testas mot upphandlingens krav (acceptanstest). Lokala projekt påbörjar arbetet att ta fram nya rutiner, arbetssätt och checklistor baserat på det nya huvudjournalsystemet
Våren 2028	Alla föden i systemet testas genom olika patientscenarios. Nu vet Region Stockholm och Region Gotland att systemet är redo att införas i verksamheten och kan starta utbildning och utrullning i verksamheterna.