Frågor och svar om det nya huvudjournalsystemet

Dagens system bygger på en teknik som är svår att vidareutveckla i takt med vårdens behov. En stor del av informationen ostrukturerad, flera arbetsuppgifter kräver manuella moment och det är svårt att få en samlad bild av patienten med information från olika vårdgivare.

Samtidigt rör sig patienter mellan olika vårdgivare och ny lagstiftning ställer högre krav på att information ska kunna delas och vara tillgänglig (sammanhållen journalföring).

Med ett nytt huvudjournalsystem vill Region Stockholm och Region Gotland skapa en mer sammanhållen och tillgänglig patientinformation, som även inkluderar graviditets- och förlossningsvården genom införandet av Cosmic Birth.  

Målet är också att ge vården bättre förutsättningar att erbjuda säker och effektiv vård samt att kunna vidareutveckla journalsystemet över tid med nya funktioner, digitala tjänster och AI-verktyg. 

Ett nytt huvudjournalsystem ska ge vården en mer sammanhållen och tillgänglig patientinformation, där även graviditets- och förlossningsvården ingår (Cosmic Birth).  

Det skapar bättre förutsättningar för en säker och effektiv vård, samtidigt som vården möter både dagens och kommande lagkrav. Det nya huvudjournalsystemet ska också vara möjligt att vidareutveckla över tid, och kunna kopplas ihop med nya digitala tjänster och AI-verktyg i takt med att behoven förändras.

Både ja och nej. I grunden är det samma system, men Region Stockholm och Region Gotland utformar en egen version av Cosmic (kallas för en egen konfiguration av systemet) som bygger på vårdens behov och integrationer mot interna och externa IT-system.  

Under de kommande två åren kommer du troligen inte att märka så mycket av arbetet i projektet. Den här tiden utvecklas, anpassas och testas systemet tillsammans med bland annat kliniska arbetsgrupper och referensgrupper.   

Cirka ett år före införandet i din verksamhet kommer allt fler medarbetare att engageras, till exempel som superanvändare eller i arbetet för att ta fram nya arbetssätt och rutiner.

Alla medarbetare får utbildning i det nya huvudjournalsystemet cirka 4 - 6 veckor före införandet.

Varje region behöver utforma sin egen version av huvudjournalsystemet så att det möter verksamheternas behov. För Region Stockholm och Region Gotland har vi satt upp tydliga principer som behöver finnas på plats innan vi driftsätter systemet. Till exempel att systemet levererar rätt information vid rätt tillfälle och stöttar vårdpersonal i mötet med patienter på ett ändamålsenligt sätt. 

Flera regioner använder framgångsrikt Cosmic sedan lång tid, även Capio S:t Görans sjukhus. Under införandet upplevde de utmaningar kopplat till nya arbetssätt och rutiner. I takt med att funktionaliteten successivt har vidareutvecklats fungerar systemet väl.

Det är komplext att byta huvudjournalsystem, och det kommer med största sannolikhet finnas utmaningar även i Region Stockholm och Region Gotland. En viktig faktor för ett framgångsrikt införande är tidig och nära involvering av medarbetare i de verksamheter som ska jobba i systemet. Över 200 medarbetare, i huvudsak vårdpersonal, har varit involverade så här långt och framöver kommer allt fler att involveras genom arbets- och referensgrupper och i samverkan med representanter från facket.

Kontakta din närmaste chef om du engagera dig och bidra till införandet.

Utbildning är A och O för att införandet av ett nytt huvudjournalsystem ska gå bra. Alla medarbetare som ska jobba i det nya systemet kommer att erbjudas utbildning som ska vara genomförd  innan systemet införs.

Projektet för att införa ett nytt huvudjournalsystem sträcker sig över fyra år, och under den här tiden kommer Region Stockholm/Region Gotland att behöva anpassa systemet utifrån olika utmaningar vi stöter på under vägen. Det finns tydliga principer för utvecklingen av systemet och för införandet, och Region Stockholm/Region Gotland kommer inte att driftsätta ett system som inte lever upp till de krav som baserats på verksamheternas behov.

Region Stockholm och Region Gotland sätter patientsäkerheten främst och det är också en av anledningarna till att införa ett nytt huvudjournalsystem där all vård ingår.

En viktig del i patientsäkerhetsarbetet är att förbereda verksamheter och medarbetare på övergången till ett nytt system. Därför ska samtliga medarbetare genomgå utbildning innan man börjar använda det nya systemet. Det är också viktigt hur vi sätter upp och följer rutiner för hur systemet ska används.

Region Stockholm arbetar med systematisk produktions- och kapacitetsstyrning (PKS), en metod som utvecklats med stöd av Socialstyrelsen. Det innebär att vården planeras och följs upp utifrån såväl faktiska vårdbehov som tillgänglig kapacitet, med mål att använda resurserna där de gör mest nytta för patienterna.  

Arbetssättet är en viktig del i Region Stockholms arbete för tillgänglig vård och har lett till att regionen har en av de bästa tillgänglighetssiffrorna i Sverige.

I samband med införandet av nya stora IT-system gör man en noggrann produktionsplanering där man tillfälligt drar ner planerad  produktion under 1- 2 veckor. Detta tas sedan igen så att det på årsbasis inte har någon påverkan på produktionen. På grund av Region Stockholms storlek planerar vi för att göra ett stegvis införande i verksamheterna och detta kommer också att bidra till att minska risken för produktionsbortfall.

 Införandet av det nya huvudjournalsystemet sker i nära samarbete mellan verksamhet, IT och leverantör.

• Kliniska arbetsgrupper: analyserar arbetssätt och utformar det nya huvudjournalsystemet.
• Referensgrupper: testar och ger återkoppling på olika lösningsförslag
• Lokala införandeprojekt: ansvarar för förankring, förändringsledning och förberedelser i verksamheten. 

Våren 2026 är projektet i uppstartsfasen och involverar successivt fler medarbetare.

Ett journalsystem behöver uppfylla lagkrav kring dokumentation, patientsäkerhet och patientens möjlighet att följa sin vård. Målet är inte ett system med fler eller färre klick, utan med rätt antal klick för att medarbetare ska kunna arbeta säkert och med tillgång till rätt information.

För att säkerställa att systemet har ”rätt antal klick” utgår Region Stockholm och Region Gotland från tydliga riktlinjer (konfigurationsprinciper) i utformningen och anpassningen av huvudjournalsystemet:

• Patientsäkerheten först
  Lösningar som ger tillgång till rätt information i rätt situation ska prioriteras.
• Ett system som stöd i det kliniska arbetet
  Lösningar som upplevs intuitiva och lätta att använda prioriteras.
• Patientmötet i fokus.
  Lösningar som stödjer mötet med patienten ska prioriteras.
• Ett system som möter lagkrav såväl som säkerhetsmässiga krav
  Lösningar som möter kraven utan att skapa onödiga hinder för användarna ska prioriteras.
• Möjlighet att vidareutveckla över tid.

I slutet av mars avslutades den gemensamma planeringsfasen tillsammans med leverantören Cambio och under april-maj arbetar Region Stockholm och Region Gotland fram en regional projektplan.

Därefter startar arbetet för att utforma och anpassa (konfigurera) det nya huvudjournalsystemet utifrån vårdens behov i Region Stockholm och Region Gotland.

Under våren 2026 genomförs bland annat en behovsanalys för att ge Cambio  förutsättningar att sätta upp en grundversion av Cosmic i höst. Utifrån grundversionen fortsätter sedan arbetet för att utveckla, anpassa och testa Region Stockholms och Region Gotlands version av journalsystemet. 

April 2026 
Projektet startar upp på allvar. Arbetet för att utforma och anpassa Cosmic inleds baserat på en behovsanalys.

Hösten 2026
Region Stockholm och Region Gotland har en första version av Cosmic på plats som utgångspunkt i arbetet för att skapa en egen version av journalsystemet. Nu kan arbetsgrupper, projekt och referensgrupper testa systemet, som anpassas och utvecklas löpande.

Hösten 2027
Systemet testas mot upphandlingens krav (acceptanstest). Lokala projekt påbörjar arbetet att ta fram rutiner, arbetssätt och checklistor baserat på det nya huvudjournalsystemet

Våren 2028
Alla flöden i systemet testas genom olika patientscenarios (flödestester). Nu vet Region Stockholm och Region Gotland att systemet är redo att införas i verksamheten och kan starta utbildning och utrullning i verksamheterna.

En mer detaljerad tidplan kommuniceras under hösten 2026.

Målsättningen att alla verksamheter i Region Stockholm och Region Gotland ska använda det nya journalsystemet i december 2029. 

Alla funktioner vi är vana vid och som krävs för att dokumentera i ett journalsystem, till exempel journalanteckningar och mätvärdesinmatning, kommer att finnas i det nya huvudjournalsystemet. 

Det finns också möjlighet att använda tidigare registread information och skapa länkar till journalanteckningar, röntgensvar och provsvar, både när du skapar journalanteckningar och vid beställningar för diagnostik och remisser.

Sättet att ta del av information liknar dagens journalsystem: 

• Journalmallar visas på samma sätt som idag.
• Mätvärdesvyer som presenterar blodtryck, puls och blodprovssvar kan visas i tabeller. 

Olika värden kan också sammanställas i grafer och kurvor.

Patientöversikten sammanställer information från olika delar av journalen och vyerna kan skräddarsys för att passa vårdens behov och olika yrkesroller. Till exempel kan läkare, omvårdnadspersonal och rehab ha specifika översikter med relevant information.

Det nya huvudjournalsystemet kan visa flera typer av information än Take care och har ett öppet, grafiskt gränssnitt med gott om utrymme. Du kan också uppdatera informationen direkt i vyn.

När du skapar en remiss kan du återanvända information från andra delar av journalen och länka till journalanteckningar som du vill att mottagaren ska ta del av.  

Översikterna för skickade och mottagna remisser kan visa flera statustyper för varje ärende, till exempel pågående, avslutad etc.

Du kan beställa prover och radiologiska undersökningar. När du skickar en beställning kan information från andra delar av journalen återanvändas, till exempel Krea vid beställning av undersökningar med kontrast. Systemet kan också skapa paket av analyser och diagnostik, till exempel blodprover och radiologi i samma beställning.

Provsvar kan visas i grafer tillsammans med andra värden, så att du enkelt kan jämföra provsvar med de läkemedel patienten har fått i en och samma vy.

Du kan hantera kalendrar, resurser, rum och bokningsunderlag och skapa gruppbokningar eller en personlig vy som sammanställer dina bokningar för dagen eller veckan. Det finns också stöd för integration med bland annat webtidbok och digitala vårdmöten.

Journalsystemet innehåller grundfunktioner för diktering, vårdkontaktsregistrering och patientadministration, inklusive ankomstregistrering, betalning, klassificering och DRG-gruppering.

Vid diktering kan du prioritera och kategorisera diktat för att underlätta transkribering, samt flytta diktat mellan enheter.

Systemet har också funktioner för kalender, bokningsunderlag, bokning och ombokning, samt stöd för både vanliga kallelser och e-kallelser i olika format. Det är även möjligt att planera in elektiva patienter i slutenvård.

Det finns en särskild vy för patienter på akuten, med avancerade funktioner som visar aktuell information. Här kan du bland annat se patientens NEWS-värde, närmast planerade aktiviteter och inkomna provsvar.

Systemet har också inbyggda funktioner för triagering, som kan anpassas efter olika triageringssystem.

Läkemedelsmodulen hanterar ordination, administration och förskrivning av läkemedel. Den har även en funktion för favoritordinationer.

Administrationsvyn gör det enkelt att bocka av iordningsställda läkemedel, och hjälper dig för att hålla reda på vilka läkemedel som är delade och redo för administration  

Meddelandefunktionen tillåter hantering av adressböcker över vårdenhetsgränser och gör det möjligt att skicka meddelanden till andra användare. Systemet har också stöd för funktionsbrevlådor.

Huvudjournalsystemet kan integreras med de vanligaste digitala plattformarna som används i vården idag.

Nej, den första versionen av Cosmic innehåller grundläggande funktionalitet, med möjlighet att vidareutveckla och komplettera systemet över tid.

All funktionalitet som finns i Cosmic ingår inte i Region Stockholm och Region Gotlands upphandling, till exempel operationsplanering som fortsatt kommer att göras i andra system.

Planen är att informationen i Take Care ska föras över till en mellanlagringstjänst där den är tillgänglig för vård och behandling i 10 år. Därefter ska informationen lagras och fortsatt vara tillgänglig för forskning.

Detta säkerställer att lagstadgad information inte går förlorad.

Fyra leverantörer kvalificerade sig för att komma in med anbud i upphandlingen. En valde att inte lämna något anbud, en annan uteslöts under förhandlingsfasen. Det vinnande anbudet är valt utifrån en kombination av pris och kvalitet, där kvaliteten har utvärderats utifrån leverantörens lösningar på ett antal specificerade problem. Avtalsvärdet är 2 375 miljoner kronor för den första tolvåriga avtalstiden.

Region Stockholm och Region Gotlands upphandling av det nya journalsystemet har genomförts i god konkurrens, utifrån krav baserade på verksamheternas behov och i enlighet med lagen om offentlig upphandling, LOU.

Upphandlingen har varit föremål för överprövning i flera instanser för att i samtliga rättsliga instanser dömas till regionernas fördel. 

Här kan du ta del av tidslinjen för upphandlingen av nytt huvudjournalsystem för Region Stockholm och Region Gotland(Extern länk): 

Här kan du ta del av beslutet i upphandlingen av nytt huvudjournalsystem(Extern länk) 

Fokus i Region Stockholm och Region Gotland är på det egna införandet, där vi arbetar i enlighet med lagen om offentlig upphandling och interna styr- och kontrollprocesser. Upphandlingen av det nya journalsystemet har genomförts i god konkurrens utifrån krav som baseras på verksamheternas behov, Upphandlingen har varit föremål för överprövning i flera instanser för att i samtliga rättsliga instanser dömas till regionernas fördel. 

Införandet sker inom ramen för upphandlade avtal med leverantören Cambio och enligt gällande lagstiftning samt interna styr- och kontrollprocesser. Alla som deltar i arbetet ska följa de regelverk och riktlinjer som finns.