Från osäkerhet till vardag med det nya patientdatasystemet CHA

Vägen till driftsättning kantades av osäkerhet och viss frustration. Men när införandet väl kom i gång hände något oväntat: medarbetarna ville själva öka takten.

När de lokala projektledarna Maine Ryhnell, specialistsjuksköterska och omvårdnadschef anestesi, och Kristin Thomsson, specialistsjuksköterska och omvårdnadschef postop, fick beskedet att CHA skulle införas i maj 2025 blev de lite stressade. På mindre än ett halvår skulle verksamheten hinna anpassa systemet, utbilda medarbetarna och förbereda alla på nya arbetssätt och rutiner.

– Det kändes väldigt kort om tid och inte särskilt positivt när beskedet kom. Det väckte både osäkerhet och frustration. Man funderade mycket på om allt verkligen hade hunnit tas om hand. Har man tänkt på det här? Har man tagit hänsyn till det där? Vi lyfte flera utmaningar till det regionala och lokala projektet, säger Maine Ryhnell. 

Snart kom ett nytt besked. Tekniska problem gjorde att införandet sköts upp till november 2025.

– När införandet pausades kände vi att projektet tog utmaningarna på allvar. Det skapade faktiskt ett större förtroende, även om vi fick ställa om hela vår planering, säger Kristin Thomsson.

Men inte heller novemberdatumet höll. Utbildningar och andra förberedelser fick än en gång planeras om och osäkerheten gjorde det svårt att veta hur mycket tid och kraft verksamheterna skulle lägga på införandet.

– Vet vi att vi verkligen kommer att gå in i november? Ska vi satsa hundra procent på det? Tänk om det inte blir av då heller? säger Maine.

Stöd och erfarenheter från andra verksamheter en viktig del av införandet 

I det osäkra läget blev stödet från andra verksamheter särskilt värdefullt. Under förberedelserna besökte Maine och Kristin bland annat Danderyds sjukhus, som var först ut att införa CHA. Där fick de se hur systemet fungerade i vardagen och höra hur verksamheten hade hanterat både utmaningar i det nya journalsystemet och frustrationen hos medarbetarna efter driftsättningen. 

När Huddinge till slut driftsatte CHA i maj 2026 fanns även erfarna kollegor från andra sjukhus på plats som stöd.

– Det externa stödet var guld värt. Kollegorna som redan hade gått igenom samma resa kunde säga: ”Ja, det här var jobbigt hos oss också. Nu gör vi så här i stället och det fungerar.” När något faktiskt inte fungerade i systemet kunde de visa oss hur de hade löst det, säger Maine.

På samma sätt var stödet från den lokala projektledningen och den egna ledningen avgörande. Maine och Kristin upplever att de både hade resurser och utrymme att anpassa införandet efter verksamheternas behov.

– Vi hade mandat att driva införandet på vårt sätt. Behövde vi avsätta mer resurser eller lägga om planeringen så kunde vi göra det. Allting blir mycket lättare när man själv äger arbetet, säger Maine. 

Medarbetarna ville öka takten 

En viktig lärdom från andra införanden var att inte börja överallt samtidigt. På Huddinge valde anestesiverksamheten därför att starta med CHA i fyra av 27 operationssalar. Det gav möjlighet att fånga upp problem, stötta medarbetarna och justera arbetssätten innan fler salar gick över till systemet.

Men ganska snart hände något oväntat.

När medarbetarna började använda CHA upplevde många att de snabbt lärde sig systemet i det dagliga arbetet. Samtidigt blev det krångligt att växla mellan digital dokumentation och pappersjournaler.

– När man hade arbetat med en patient i CHA ville man inte gå tillbaka till papper för nästa patient. Att växla mellan det nya och det gamla arbetssättet upplevdes som krångligt och ledde till att vi trappade upp införandet snabbare än planerat, säger Maine.

För att ge medarbetarna stöd under övergången utbildade verksamheterna många superduperanvändare och frigjorde personal som kunde hjälpa kollegorna i det dagliga arbetet. Det extra stödet fanns kvar i drygt en månad efter driftsättningen.

När tekniken är på plats ändras utmaningarna

På postop kunde personalen tidigare snabbt kasta ett öga på pappersjournalen vid patientens säng. Med CHA behövde de hitta ett nytt sätt att få samma överblick i en verksamhet där många patienter passerar varje dag.

Lösningen blev att behålla ett enkelt pappersstöd som komplement till den digitala dokumentationen.

– Om man inte står precis vid en dator där man är inloggad och har flera patienter samtidigt behöver man snabbt kunna se vilket ingrepp patienten har gjort, om patienten får äta eller dricka och andra viktiga saker. Därför har vi fortfarande ett litet papper med information som fungerar som ett kom ihåg-stöd i vardagen, säger Kristin.

–Det är bara för att vardagen ska fungera. På det stora hela har det blivit enklare med CHA. Tidigare behövde alla anestesijournaler scannas och det kunde dröja innan de dök upp i journalsystemet. Nu är det enklare att hitta information om tidigare ingrepp, säger Maine.