Webbformulär
Här finns information om Webbformulär i TakeCare för den som förvaltar formulären. Sidan innehåller en handbok med instruktioner, riktlinjer och annan viktig information, samt en översikt över tillgängliga webbformulär.
Vad är webbformulär?
Webbformulär är ett verktyg där patient, eller i vissa fall närstående eller annan informant, ges möjlighet att besvara specifika frågeformulär digitalt. Webbformulär är patientsäkert och integrerat med huvudjournalsystemet TakeCare samt 1177 e-tjänster. Resultat av genomfört formulär sparas helt eller delvis ned som en journalanteckning i TakeCare. Det finns möjlighet för vårdpersonal att från denna anteckning enkelt öppna det genomförda formuläret för att se de svar eller delar som eventuellt inte ingår i journalanteckningen. För flertalet formulär finns också dokument för stöd till tolkning av resultatet att tillgå. Om patienten har ett aktivt konto på 1177 så kan bokade formulär öppnas via inkorgen och genomföras därifrån.
Leverantör är Region Stockholm och det driftas av Serviceförvaltningen.
Hur fungerar införandeprocessen?
Endast kunder med bastjänst i TakeCare kan ansöka anslutning till webbformulär. Information om pris, funktionalitet och villkor beskrivs mer ingående på en separat sida om våra tilläggstjänster.
Rutin för anslutning till webbformulär:
- Gör en behovs- och riskanalys.
- Ta fram rutiner för hur webbformulär bokas och hur svar omhändertas.
- Komplettera befintligt avtal med objektägaren för TakeCare. Fyll i ansökan.
- När avtalet är klart kommer du få en blankett skickad till dig med tilläggsinformation som ska skickas in till lokal support.
- RVLP skickar undertecknat avtal till lokal support för information om att vårdgivaren nu har avtal att använda webbformulär.
Förutsättningar för användning av Webbformulär (WF)
Detta är förslag till innehåll för lokala rutiner.
Handläggning genomförda ej journalförda Webbformulär (WF):
Ni ska på ett ändamålsenligt och säkert sätt ta hand om informationen patient eller annan informant lämnar via WF. I rutinerna ska det normalt ingå att särskilt utsedda personer på enheten minst 2 gånger/vecka i Webbformulär – patientöversikt följer upp genomförda formulär som inte sparats i journal.
I rutinerna ska det vidare framgå:
- hur man säkerställer att det alltid finns medarbetare/roll med ansvar för att följa upp genomförda formulär som inte sparats i journal.
- hur medarbetare som ansvarar för att följa upp formulär i Webbformulär - patientöversikt ska informera berörda medarbetare om förekomst av genomförda webbformulär som ska bedömas och sparas i journal. (Detta kan ske med TakeCares meddelandefunktion eller med annat lokalt bestämt kommunikationssätt.)
- hur man på enhetens ska hantera genomförda formulär som har bokats av administrativ personal eller av medarbetare som är frånvarande eller som inte längre tjänstgör på enheten.
- om enheten använder formulär som har specifik betydelse ur patientsäkerhetssynpunkt och hur dessa i så fall ska handläggas.
- om aviseringsfunktion för Webbformulär – patientöversikt ska användas på enheten och i så fall detaljer för dess användning, i detta ska beaktas att endast en mailadress per enhet kan vara mottagare av avisering.
- hur man säkerställer att alla medarbetare på enheten har tillräckliga kunskaper i hur de ska använda Webbformulär inklusive hur de själva kan använda Webbformulär - patientöversikt.
Om man på enheten bedömer att det finns skäl att frångå punkterna ovan bör ett beslut om detta föregås av en separat riskanalys.
Handläggning bokade, ej genomförda WF:
Ni bör ha rutiner för hur ni hanterar bokade formulär som patient eller annan informant inte genomfört.
Digitalisering av pappersifyllda formulär:
Ni ska ha en rutin för hur ni tar om hand om formulär som patienter fyllt i på papper. Vem som ansvarar för att efterregistrera dem i webbformulär och när det ska göras.
Support:
Ni bör ha rutiner som tar hand om vart en användare kan vända sig för att få support på webbformulär. Detta gäller både för medarbetare på vårdenheten samt för patienter.
Vilka webbformulär finns tillgängliga?
Det finns idag ca: 200 olika webbformulär som kan användas som stöd vid beslut om diagnos, behandling, planering och uppföljning i patientens vård. Under länken nedan ser du de formulär som finns att tillgå samt bland annat en kort beskrivning av användningsområde.
Läs om vilka webbformulär som finns att tillgå idag (Extern länk)
Vilka vårdgivare använder Webbformulär?
Under länken nedan ser du vilka vårdgivare som idag är anslutna till och använder webbformulär.
Se vilka vårdgivare som använder webbformulär(Extern länk)
Observera att det är behörig administratör/systemförvaltare för respektive vårdgivare som ser till att relevanta formulär är tillgängliga för användning. Vissa formulär kan på grund av licens- och/eller andra rättighetsfrågor vara begränsade för användning.
Avsluta användning av Webbformulär
Om en vårdgivare inte längre vill/behöver använda tjänsten webbformulär. Mottagningen kan ha stängts eller flyttats. Då behöver ni informera förvaltningen av Stockholm/Gotlands vårdinformationssystem (TakeCare) detta. Först efter avslut upphör fakturering av tjänsten. Innan ni stänger ner och skickar in blanketten uppmanar vi er att gå igenom era formulär och se att ni hanterat alla som bokats. Fundera på hur ni hanterar bokade men inte genomförda. Säkerställ också att ni inte har några schemalagda formulär som fortsätter skickas ut.
Rutin för avslut av webbformulär:
- Säkerställ att ni inte har några schemalagda formulär som skickas ut till patienter.
- Se till att alla genomförda formulär är hanterade.
- Se över om ni har bokade men inte genomförda formulär.
- Klicka här för uppsägning.
- RVLP på Karolinska meddelar supportorganisationen att vårdgivaren inte längre använder Webbformulär och att avtalet avslutats.
- Uppdaterad: 12 augusti 2024