Så lägger vi grunden för det nya huvudjournalsystemet: Det här händer i januari – mars

Att byta huvudjournalsystem är komplext och påverkar alla vårdverksamheter och medarbetare i Region Stockholm och Region Gotland. Cosmic är ett flexibelt journalsystem som kan utformas på olika sätt. Det betyder att vår version kommer att skilja sig från hur systemet är utformat i andra regioner. 

Införandet är planerat till 2029-2030. Innan dess ska Cosmic steg för steg anpassas till vårdens förutsättningar, med många olika vårdverksamheter, arbetssätt och patientflöden, och för att fungera tillsammans med andra IT-stöd.

Planeringsfas tillsammans med leverantören

Under planeringsfasen som pågår till slutet av mars, går projektet tillsammans med leverantören Cambio representanter för verksamheten igenom projektets olika delar och faser. Syftet är att skapa en gemensam bild av vad som ska göras, när och hur, samt vilka roller som ansvarar för vad.

Den här fasen lägger grunden för en första mer detaljerad tidplan och ett gemensamt arbetssätt. Samtidigt är det naturligt att projektet kommer att behöva göra flera vägval och fatta nya beslut längre fram, i takt med att kunskapen om systemet och verksamheternas behov fördjupas.

Det här ska planeringsfasen resultera i

Planeringsfasen ska ge projektet ett gemensamt underlag inom tre områden:

1 Planering och styrning

• Projekt- och tidplan med aktiviteter och leveranser
• Preliminär plan för utrullning och införande av det nya huvudjournalsystemet
• Kommunikationsplan som stöd för förändringsarbetet

2 Utformning av systemet och tekniska förutsättningar

• Plan för hur projektet ska vara organiserat kring anpassningen och konfigurationen av Cosmic.
• Plan för hantering av behörigheter, roller och organisationsdata.
• Kartläggning av lokala och regionala integrationer med andra IT-stöd samt beställningar och svar (BoS).
• Plan för systemmiljöer, versionshantering, releaser, datauttag och BI-verktyg.

3 Test, utbildning och förvaltning

• Gemensam teststrategi tillsammans med testmetoder och tidpunkter.
• Utbildningsplan.
• Förslag till förvaltnings- och supportorganisation.

Arbetet i delprojekt och kliniska arbetsgrupper fortsätter parallellt

Samtidigt som planeringen tillsammans med Cambio pågår, fortsätter arbetsgrupper och verksamhetsrepresentanter kartläggningen av vårdens arbetssätt och behov, med fokus på hur Cosmic ska fungera i vardagen.

Just nu pågår arbete i följande arbetsgrupper:

• Akutmottagning
• Barnhälsovård
• Verksamhet och lösning (VAL)
• Dokumentera och visualisera
•  Läkemedel
•  PAS

Under våren startar ytterligare arbetsgrupper inom bland annat:

• Akutmottagning, flödesanpassning (gynekologi, barn, närakut, psykiatri, tandvård och ögon).
• Brev och kallelser
• Mobilitet
• Länksamling/jordglob
• Messenger och kommunikation
• Remisser och svar

”Kläm- och känn-miljö” på plats i slutet av januari

I slutet av januari får projektets medlemmar tillgång till Cosmic i en första så kallad ”kläm- och känn-miljö”. Det ger möjlighet att utforska systemet och skapa en gemensam förståelse för hur det är uppbyggt, som stöd för det fortsatta arbetet med att konfigurera systemet.

Vad händer efter planeringsfasen?

När planeringsfasen är avslutad i slutet av mars kan projektet ge en mer samlad och detaljerad bild av tidplan, arbetssätt och kommande steg fram till införandet. Det blir också startpunkten för en mer kontinuerlig kommunikation i flera kanaler.