Nyhetsbrev från projektet

Nyhetsbrev 31 oktober 2025

Projektet tar nä​sta steg mot ett införande av Avvikelseportalen

Projektet Förbättrad avvikelsehantering har fastställt en tidplan och arbetet pågår nu för fullt inför vårens piloter och breddinförandet nästa höst. Hittills har fokus legat på att ta fram en grundkonfiguration och en gemensam process för hur avvikelser ska hanteras i det nya systemet. Arbetet sker tillsammans med leverantören och representanter för verksamheten i Region Stockholm och Region Gotland. 

– Vi har tagit ett viktigt första steg mot införandet. Grunden som läggs nu är avgörande för att rapportering, hantering och uppföljning av avvikelser i Avvikelseportalen ska fungera smidigt i verksamheternas vardag, säger Mikael Nilsson, projektledare iFacts. 

Arbetsgrupper som stöd i utvecklingen 

I november kopplas tre arbetsgrupper in i projektet: 
• Arbetsmiljö 
• Vård 
• Omsorg 

Arbetsgruppernas första uppgift är att granska och vidareutveckla den grundkonfiguration och gemensamma process som det operativa teamet har tagit fram. 

– Dialogen med arbetsgrupperna blir central. Deras uppgift är att bidra med kunskap och erfarenhet från den egna verksamheten och hur processer fungerar där, allt eftersom systemet konfigureras och testas, säger Mikael Nilsson. 

Lokala införandeansvariga är länken mellan projekt och verksamhet

För att införandet av Avvikelseportalen ska fungera, behöver projektet även ha en eller flera personer med god lokal kännedom och mandat att förbereda införandet i verksamheterna. De kallas för lokala införandeansvariga (LIA) och startar upp sitt arbete efter årsskiftet. I mindre verksamheter kan en person ha den här rollen. 

I större verksamheter med många enheter kan det behövas flera personer som tillsammans bildar ett lokalt införandeprojekt. LIA har en nyckelroll som bland annat innebär att:

• Vara en länk mellan projektet och verksamheten, till exempel genom att löpande kommunicera och förankra information, vid behov bidra med organisationsinformation och samla in synpunkter.
• Samordna eller hålla utbildningar för den egna verksamheten.
• Förbereda överlämningen till den lokala förvaltningen.
• Säkerställa att kommunikations- och kontaktvägar är på plats vid införandet.

Det regionala projektet stödjer de införandeansvariga i sitt arbete och ansvarar bland annat för att sätta upp ett fungerande system, ta fram och dela utbildningsmaterial, kommunikationsunderlag och annat stöd.

Följande verksamheter inför Avvikelseportalen hösten 2026: 

Hälso- och sjukvårdsförvaltningen, Region Gotland 
Socialförvaltningen, Region Gotland
Hälso- och sjukvårdsförvaltningen, Region Stockholm
Danderyds sjukhus
Karolinska universitetssjukhuset
S:t Eriks ögonsjukhus
Södersjukhuset
Södertälje sjukhus
Vårdbolaget Tiohundra
AISAB
SLSO
Folktandvården
Privata verksamheter som idag har Händelsevis 

Nyhetsbrev 29 september 2025

Enklare och mer flexibelt. Nytt system för avvikelsehantering införs hösten 2026.

Region Stockholm och Region Gotland har upphandlat ett nytt system för avvikelsehantering: Avvikelseportalen. Systemet ska användas för att rapportera, följa upp och hantera avvikelser, samt omfattar även insamling av synpunkter och klagomål från patienter och anhöriga. Ett starkt fokus i kravställningen av det nya systemet har varit funktionalitet, flexibilitet och förbättrad användarvänlighet.

Avvikelseportalen ska göra det lättare att: 

• Rapportera, dokumentera och följa upp risker, tillbud och negativa händelser.
• Analysera data och bidra till gemensamt lärande.
• Följa upp åtgärder och stödja verksamhetens systematiska arbete.
• Ta emot förbättringsförslag, synpunkter och klagomål. 

Fokus just nu 

Efter avtalet blev klart i somras är arbetet i full gång med planering och förberedelser, till exempel kring tekniska installationer, konfiguration av grundläggande funktionalitet och integrationer mot andra system. Projektet arbetar även med tillsättning och uppstart av flera arbets- och referensgrupper samt en mer detaljerad projektplanering. 

Parallellt arbetar Händelsevisförvaltningen med gallringsbeslut, långtidslagring och förberedelser för avveckling. 

Piloter startar efter årsskiftet 

För att säkerställa ett välfungerande system planeras pilotinföranden i ett par verksamheter med start under första kvartalet 2026. Piloterna ger oss en värdefull möjlighet att utvärdera funktionaliteten och göra eventuella justeringar, med mål att leverera bästa möjliga system för våra användare. Breddinförandet är planerat till september 2026. 

Om det nya systemet 

Avvikelseportalen levereras av iFacts AB, och används sedan en lång tid av organisationer med höga krav på kvalitet, säkerhet och spårbarhet. Systemet uppfyller våra högt ställda krav på användarvänlighet, funktionalitet och flexibilitet i kombination med en rimlig kostnad och ett bra samarbete med leverantören.