Nyhetsbrev från projektet

Nyhetsbrev 20 februari 2026

Startdatum för pilot framflyttad

För att ge pilotverksamheterna goda förutsättningar att arbeta i Avvikelseportalen flyttas piloten fram en månad. Nytt datum: 7 - 30 april.

Projektet behöver mer tid för att:

• Användaranpassa vissa flöden.
• Åtgärda buggar som påverkar användarupplevelsen.
• Färdigställa integrationer med Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, CFAR och Gotland IDM.

- Vi är medvetna om att en förändrad tidplan påverkar planeringen för pilotverksamheterna. Samtidigt ger det verksamheterna bättre möjligheter att testa funktioner och arbetssätt i en mer färdigställd version av systemet, säger Christian Öberg, projektledare för förbättrad avvikelsehantering.

Breddinförandet påverkas inte av beslutet, och genomförs enligt plan den 15 september 2026.
 

Testperiod och justeringar

Drygt 120 medarbetare från olika verksamheter har testat den första versionen av Avvikelseportalen. Testerna visade både på styrkor och utvecklingsområden. Mikael Borst från leverantören iFacts:

- Rapportörsdelen upplevs generellt som enkel och smidig att använda. Till skillnad från dagens system behöver rapportören till exempel inte välja om avvikelsen gäller vård, miljö eller något annat. Flödet upplevs också som konsekvent och intuitivt.

Testarna har även identifierat flera förbättringsbehov, framför allt i den del som rör rollen handläggare. Projektet behöver bland annat:

• Tydliggöra kopplingen mellan åtgärd och avvikelse,
• Se till att namnet på avvikelsen följer med genom hela processen,
• Förtydliga sambandet mellan åtgärdsstatus och möjligheten att avsluta en avvikelse.

Stort tack till alla som har bidragit med tid och engagemang i testerna under februari! Era testprotokoll och frågor under frågestunderna för testare, har hjälpt projektet både att hitta buggar och andra utmaningar som behöver justeras inför piloten.

Omtest och justeringar

Under mars planeras ett omtest i systemet. Syftet är att säkerställa att justeringarna efter den första testperioden har gett resultat.

Utbildning

Alla som ska använda systemet kommer att gå en utbildning anpassad efter roll. Utbildningen sker i form av korta utbildningsfilmer som kommer att vara tillgängliga på Kompetenstorget. Mer information om utbildningskonceptet i kommande nyhetsbrev.

På gång framöver

• Mars: Omtest och efterföljande justeringar i Avvikelseportalen
• 7 - 30 april: Pilot i flera verksamheter
• 1 juni: Utbildningsperioden startar

Nyhetsbrev 15 december 2025

Avvikelseportalen närmar sig test och pilot

Arbetet i projektet Förbättrad avvikelsehantering fortsätter enligt plan. Under de senaste månaderna har sju arbetsgrupper konfigurerat olika processer i systemet tillsammans med drygt 70 representanter för verksamheten och leverantören. Målet är att arbetet ska vara klart före årsskiftet, men om någon process behöver mer tid finns utrymme även i januari.
 
Varje arbetsgrupp hanterar en av följande delar i systemet: arbetsmiljö, miljö, lab, omsorg, tandvård, vård samt synpunkter och klagomål. ​

Teststart efter årsskiftet

Från och med mitten av januari till slutet av februari deltar mellan 50-100 personer i de första testerna av Avvikelseportalen. Testerna fokuserar på att:
• Pröva systemet genom olika testfall, roller och behörigheter. 
• Identifiera eventuella fel och säkerställa att alla funktioner fungerar som planerat. 
Löpande tester pågår parallellt tillsammans med leverantören IFacts, allt eftersom funktioner och integrationer i systemet blir klara.

Pilot i mars 

I mars genomför enheter inom omsorg, tandvård, laboratorium, öppen- och slutenvård en pilot för att se hur Avvikelseportalen fungerar i skarpt läge. Piloten ska säkerställa att drift, support och integrationer fungerar, och identifiera eventuella hinder som behöver undanröjas före breddinförandet. Under pilotperioden prövas även första linjens support, där erfarenheterna bidrar till att stärka den kommande utbildningen i systemet och andra stödinsatser.
- Piloten hjälper oss att fånga upp sådant vi inte kan se i testmiljön, till exempel var man i vardagen riskerar att köra fast, vad som är otydligt och vad som fungerar riktigt bra. Det gör att vi kan rulla ut ett avvikelsehanteringssystem som är genomarbetat och förankrat nästa höst, säger Christian Öberg, projektledare för Förbättrad avvikelsehantering. 

Förvaltningen tar form

Förvaltningen av Avvikelseportalen börjar ta form. Systemadministratören Sally Mellbom är på plats, Maria Eklund börjar som förvaltningsledare i mars och rekryteringen av en teknisk specialist pågår. Tillsammans utgör de den regionala förvaltning som tar över ansvaret när systemet är infört.

Information och kommunikation

Behovet av information om Avvikelseportalen ökar i takt med att införandet närmar sig. Idag kommunicerar projektet framför allt via sajten Vårdinformationssystem, nyhetsbrev och riktade informationsutskick. Under 2026 behöver informationen i större utsträckning nå verksamheterna via intranät och lokala webbsajter, chefer och ledning. Planering pågår.

På gång framöver

• Januari - februari: testperiod.
• 16 januari: gemensamt uppstartsmöte för lokalt införandeansvariga (LIA).
• Vecka 11–14 (mars): pilot i flera verksamheter.
• September: breddinförande i vården.

Har du frågor, vill veta mer om projektet eller kommande införande av Avvikelseportalen? Kontakta oss: projektet förbättrad avvikelsehantering

Nyhetsbrev 31 oktober 2025

Projektet tar nä​sta steg mot ett införande av Avvikelseportalen

Projektet Förbättrad avvikelsehantering har fastställt en tidplan och arbetet pågår nu för fullt inför vårens piloter och breddinförandet nästa höst. Hittills har fokus legat på att ta fram en grundkonfiguration och en gemensam process för hur avvikelser ska hanteras i det nya systemet. Arbetet sker tillsammans med leverantören och representanter för verksamheten i Region Stockholm och Region Gotland. 

– Vi har tagit ett viktigt första steg mot införandet. Grunden som läggs nu är avgörande för att rapportering, hantering och uppföljning av avvikelser i Avvikelseportalen ska fungera smidigt i verksamheternas vardag, säger Mikael Nilsson, projektledare iFacts. 

Arbetsgrupper som stöd i utvecklingen 

I november kopplas tre arbetsgrupper in i projektet: 
• Arbetsmiljö 
• Vård 
• Omsorg 

Arbetsgruppernas första uppgift är att granska och vidareutveckla den grundkonfiguration och gemensamma process som det operativa teamet har tagit fram. 

– Dialogen med arbetsgrupperna blir central. Deras uppgift är att bidra med kunskap och erfarenhet från den egna verksamheten och hur processer fungerar där, allt eftersom systemet konfigureras och testas, säger Mikael Nilsson. 

Lokala införandeansvariga är länken mellan projekt och verksamhet

För att införandet av Avvikelseportalen ska fungera, behöver projektet även ha en eller flera personer med god lokal kännedom och mandat att förbereda införandet i verksamheterna. De kallas för lokala införandeansvariga (LIA) och startar upp sitt arbete efter årsskiftet. I mindre verksamheter kan en person ha den här rollen. 

I större verksamheter med många enheter kan det behövas flera personer som tillsammans bildar ett lokalt införandeprojekt. LIA har en nyckelroll som bland annat innebär att:

• Vara en länk mellan projektet och verksamheten, till exempel genom att löpande kommunicera och förankra information, vid behov bidra med organisationsinformation och samla in synpunkter.
• Samordna eller hålla utbildningar för den egna verksamheten.
• Förbereda överlämningen till den lokala förvaltningen.
• Säkerställa att kommunikations- och kontaktvägar är på plats vid införandet.

Det regionala projektet stödjer de införandeansvariga i sitt arbete och ansvarar bland annat för att sätta upp ett fungerande system, ta fram och dela utbildningsmaterial, kommunikationsunderlag och annat stöd.

Följande verksamheter inför Avvikelseportalen hösten 2026: 

Hälso- och sjukvårdsförvaltningen, Region Gotland 
Socialförvaltningen, Region Gotland
Hälso- och sjukvårdsförvaltningen, Region Stockholm
Danderyds sjukhus
Karolinska universitetssjukhuset
S:t Eriks ögonsjukhus
Södersjukhuset
Södertälje sjukhus
Vårdbolaget Tiohundra
AISAB
SLSO
Folktandvården
Privata verksamheter som idag har Händelsevis 

Nyhetsbrev 29 september 2025

Enklare och mer flexibelt. Nytt system för avvikelsehantering införs hösten 2026.

Region Stockholm och Region Gotland har upphandlat ett nytt system för avvikelsehantering: Avvikelseportalen. Systemet ska användas för att rapportera, följa upp och hantera avvikelser, samt omfattar även insamling av synpunkter och klagomål från patienter och anhöriga. Ett starkt fokus i kravställningen av det nya systemet har varit funktionalitet, flexibilitet och förbättrad användarvänlighet.

Avvikelseportalen ska göra det lättare att: 

• Rapportera, dokumentera och följa upp risker, tillbud och negativa händelser.
• Analysera data och bidra till gemensamt lärande.
• Följa upp åtgärder och stödja verksamhetens systematiska arbete.
• Ta emot förbättringsförslag, synpunkter och klagomål. 

Fokus just nu 

Efter avtalet blev klart i somras är arbetet i full gång med planering och förberedelser, till exempel kring tekniska installationer, konfiguration av grundläggande funktionalitet och integrationer mot andra system. Projektet arbetar även med tillsättning och uppstart av flera arbets- och referensgrupper samt en mer detaljerad projektplanering. 

Parallellt arbetar Händelsevisförvaltningen med gallringsbeslut, långtidslagring och förberedelser för avveckling. 

Piloter startar efter årsskiftet 

För att säkerställa ett välfungerande system planeras pilotinföranden i ett par verksamheter med start under första kvartalet 2026. Piloterna ger oss en värdefull möjlighet att utvärdera funktionaliteten och göra eventuella justeringar, med mål att leverera bästa möjliga system för våra användare. Breddinförandet är planerat till september 2026. 

Om det nya systemet 

Avvikelseportalen levereras av iFacts AB, och används sedan en lång tid av organisationer med höga krav på kvalitet, säkerhet och spårbarhet. Systemet uppfyller våra högt ställda krav på användarvänlighet, funktionalitet och flexibilitet i kombination med en rimlig kostnad och ett bra samarbete med leverantören.